NM Personal:スタッフからの利用(2017.3.22)

 今回は勤務表の自動作成を導入したら病棟スタッフはどう変わるか?をお話ししたいと思います。
 スタッフは変わるの?と思われるかもしれませんが、自動生成導入に於いてスタッフが得る恩恵は大きく2つ、1つめは些細な条件まで忘れず考慮されるため、良い勤務環境が実現出来る可能性があること、さらに勤務表作成時に公平性が担保されることです。
 もう1つは公平性の担保とも関係があるのですが、スタッフから直接勤務希望を申請することが出来ること、自分の勤務を画面で直接確認できることです。さらに部門全体の勤務表をpdfで閲覧出来る機能も持っています。
 (病院や部門管理者の方針によりこの機能の一部もしくは全てに於いて制限されている場合があります)

 これらの機能は看護配置マイスターを直接スタッフが操作するのではなく、同サーバーと同じネットワーク上にあるPC、タブレットやスマホなどからウェブブラウザを使用して行います。そのためサーバーをインターネット上のクラウドサーバーにてご利用いただいている病院で、病院側が認め他場合は、各スタッフが自宅や外出先からも操作・閲覧が可能となります。

準備:勤務希望受付準備


 勤務希望を受け入れるためには部門管理者の操作が必要となります。勤務予約(スタッフ都合の勤務希望と部門都合の勤務予約の両方を入力する画面です)から受付開始を行います。
 勤務予約画面左上にある「受付申請」ボタンで「スタッフからの勤務希望の受付とメッセージ発信」ウィンドウを開き「受付開始」ボタンを押します。この際にコメントを入力しておけばスタッフが申請画面を開いた際に最上部に表示されます。申請締切日や翌月の行事、申請に関する特記事項があれば入力してから「更新」ボタンを押します。これでスタッフからの勤務希望申請の受付が開始となります。

 実際の作業イメージは下記の動画をご覧ください。




 ここで注意しなければいけないことは申請受付中の状態であってもこの画面で勤務予約を入力出来てしまうことです。スタッフが公休申請をしていても部門長が勤務シフトを指定してしまうとそちらが優先されてしまいます。同様に申請受付前に何らかのシフトを指定した場合、その日に関してスタッフは別の希望を出すことが出来なくなります。したがって申請受付中には管理者が勤務予約画面を操作しないことが望まれます。

スタッフ操作:勤務希望申請


 スタッフは指定されたURLにウェブブラウザで接続、個別に与えられたIDとパスワードを使用してログインします。
 メインメニューから「勤務希望申請」を選択して申請を行いたいに日にちを選択します。するとその日に他のスタッフが勤務希望を出しているかが表示されます。(他スタッフの希望表示については設定により非表示となっている場合があります)
 希望の種類(かならず/できれば 当てる/避ける)と希望シフトを選択して送信を押すと希望がサーバーに届きます。申請に関してメッセージがある場合は同時に送ることが可能です。このメッセージは他スタッフには開示されません。

 実際の作業イメージは下記の動画をご覧ください。




 なお、「かならず」として申請できる個数が設定により制限されている場合もあります。その場合は「できれば」で申請するシフトと「かならず」で申請するシフトそれぞれどれにするかを考える必要があります。「できれば」で申請した場合であっても、他スタッフの申請状況や部門の看護配置などを考慮して問題がなければ希望シフトが当てられます。

勤務希望の反映:勤務予約画面の変化


 スタッフからの申請が行われると、勤務予約画面が更新されます。(最新の情報を確認するためには画面のリロードが必要です)
 希望に関してメッセージがある場合はマスの左上に緑のマークが表示されています。マウスを持って行くと内容を見ることができます。

実際の作業イメージは下記の動画をご覧ください。




 このようにしてスタッフからの直接勤務希望を申請することが可能です。メールや紙による申請の場合と比べて集計と転記の手間が省けますし、その際に生じるミスも排除できます。また「かならず」の申請個数を指定してあればそれ以上の申請が出来なくなりますから、スタッフ間の不公平感も払拭できるかも知れません。

受付停止


 決められた(もしくは毎回告知した)期日が過ぎたら希望申請の受付を停止します。操作は受付開始時と同様に画面左上にある「受付申請」ボタンで「スタッフからの勤務希望の受付とメッセージ発信」ウィンドウを開き「受付停止」ボタンを押し、右下の「更新」を押して完了です。
 この作業によりスタッフからは申請が出来なくなります。事情により再度申請を再開するには再び「受付開始」で更新を行ってください。

 実際の作業イメージは下記の動画をご覧ください。




勤務表の公開


 この後自動生成などを使用して翌月の勤務表が完成したのち、その勤務表をスタッフに公開することも可能です。
 手順は採用された勤務表が表示されている編集画面の右下にある公開ボタンを押します。


勤務表の公開
(※クリックすると、別窓で大きい画像を見られます。)


 公開処理が行われ「公開済」と表示されればスタッフからの閲覧が可能となります。

スタッフ操作:勤務表確認


 スタッフは勤務表申請と同様に指定されたURLにウェブブラウザで接続、個別に与えられたIDとパスワードを使用してログインします。
 メインメニューから勤務表確認を選択すると翌月の自分のシフトを確認することが可能です。画面下にある「全体勤務表」を押すと、部門全体の勤務表がpdfファイルにて表示されます。(全体表示については設定により非表示となっている場合があります)

実際の作業イメージは下記の動画をご覧ください。




 いかがでしょうか?管理者にもスタッフにもメリットをもたらすこの機能は当社「看護配置マイスター」導入の大きな動機付けになると考えています。