要件監視の仕組みを簡単に教えて下さい。

翌月以降4ヶ月先までの勤務表をシミュレーションします。

 翌月の勤務表を自動生成した後、予定されている将来の入退職や休職、復職、異動なども考慮して、翌月と同様の条件で、2ヶ月後、3ヶ月後、4ヶ月後の勤務表をシミュレートします。例えば下の例では看護師と看護補助者を別々の勤務表で管理していますから、合計8枚の勤務表が自動生成されることになります。

 同時に各月ごとの様式9も計算・生成し、4ヶ月先までの各看護配置条件と照らし合せて結果が表示されます。不足時は登録された採用可能な人材の中から、どの人材を何名何時までに採用すれば、不足状況が解消されるかを計算し、提示します。

4ヶ月先までのシミュレーション

要件監視って何ですか?

将来に渡る各種看護配置要件を監視するという意味の造語です。

看護配置のチェックは難しい 勤務表に関する各種基準は、その範囲が病院全体であったり、届出区分単位であったり、病棟単位であったりさまざまです。それらさまざまな範囲について、労働基準法や医療法、診療報酬、各病院ごとのさまざまな基準についてチェックをする必要があります。

 この作業はとても複雑で、例えば、医療法上の看護配置は前年度の平均患者数と当月の常勤換算在籍者数の比率で計算を行いますが、診療報酬施設基準の看護配置は、前月から1年遡った期間の平均患者数と一日当りの看護配置数の比率で計算されます。前者は翌月になっても分母が変わらないのですが、後者は毎月異なってきます。このように煩雑な業務の中で各基準を満たせているかどうかを計算するのはとても面倒な作業です。

 さらに、将来に渡って基準が守られそうか否か、守られない場合は何時までに何人、どんな人を採用しなければいけないのか?と言う予測と計算を手動で行うのは困難を極めます。

 看護配置マイスターは、4ヶ月先までの勤務表をシミュレーションして、将来に渡る各種基準に対する充足度を診断します。さらにその診断に不足が生じた場合、いつまでにどんな人を何人採用すれば良いかの補充必要度を診断、採用活動の根拠を提示します。これら充足度診断と補充必要度をまとめたものを『要件監視』と呼んでいます。

勤務表自動生成の条件設定の仕組みを教えて下さい。

大きくは4種類の条件で柔軟に設定を行います。

システムの受け皿 1)勤務表の横方向、スタッフごと条件
2)勤務表縦方向、日ごとの条件

この2種類についてそれぞれ、

A)必ず満たす条件(条件と呼びます)
B)できるだけ満たす条件(目標と呼びます)

の4つに大分類されたなかに、それぞれ細かな条件を設定することが可能です。

 例えば、あるスタッフが勤務可能なシフトは条件として扱われますが、相反する目標などは、それぞれを目標として捉え、どちらの目標がどの位重要かを設定する(重み付けと呼んでいます)ことにより、実際師長さんが勤務表を作成するときの考え方に近い結果を導き出します。

 満たせなかった目標は、自動生成後、残留したリスクとして勤務表上に表示、手動調整のための参考とすることができます。

シフトによって勤務時間がまちまちです。こんな場合も公平な勤務表が生成できますか?

月間の勤務時間数によるコントロールも可能です。

 勤務の多様化や病棟の特性によって、シフトごとに開始・終了だけでなく、勤務時間や休息時間などが異なるケースに対応するために、月間の勤務時間数に目標を定める(例えば、150時間を目標にする、など)ことが可能になっています。このため、従来であればトータル勤務時間を参考にしながら、スタッフ毎に手修正が必須であったケースも自動生成が可能になりました。

NEW : 現在前月の(過)不足分を翌月に 是正する機能を実装中です。ご期待下さい。

会議や申し送りの時間は様式9に反映できますか?

イベント登録することで可能です。

 申し送りや会議などはイベントとして管理します。いつ、だれが参加して、参加者の中の誰の勤務時間を減算するかを登録できます。繰り返し設定によって、定期的な会議等は毎月登録する必要はありませんし、勤務表上にイベント一覧を開いたり、イベント予定だけをカレンダーとして表示する機能を持っています。

イベントカレンダー

勤務希望の入力について教えてください。

16種類の勤務予約が可能です。

 勤務予約(勤務希望)は、大きくは4種類の区別で入力が可能です。一つ目は、病院や病棟の都合によるもの、もう一つはスタッフ個人の都合によるもの。それぞれに、必ず実現させるものと他の条件を考慮しながら実現させるものが設定出来ます。後者の予約は必ずしも実現するとは限りませんが、その分他の条件を実現させやすくなります。 まずはこの4種類の中からどれで入力するかを決定します。

 次に指定するシフトを割り振られるようにする(受容)するか、指定したシフト以外が割り振られるようにする(回避)かを選択します。回避とは、例えば「日勤以外のシフトなら勤務可能」といったような指定です。

 さらにシフト一つを指定するのではなく、複数の指定(最大5種類)の指定が可能となっています。例えば、「遅出か準夜勤なら勤務可能」とか「早出と準夜勤と深夜勤以外なら勤務可能」という感じの指定です。

 これらを指定して、勤務表上にスタンプを押すように簡単に入力が可能となっています。

勤務予約の種類

シフトの種類はいくつまで登録できますか?

シフトの登録には制限がありません。

 柔軟な勤務の実現のため、同じ日勤でも始業や終業の時間が少しづつズレているものが複数存在したり、夜勤の負担を減らすため長時間の日勤シフトが用意されていたり多彩なシフトが存在していますから、シフトの登録数の上限はありません。お使いいただく病院の状況に応じて自在に設定していただくことが可能です。勤務表に表示する文字や記号も自在に変更できますから、使い慣れた記号での運用が可能です。